2. DỰ KIẾN LẬP DANH MỤC HỒ SƠ TRONG MỘT NĂM HỌC VĂN PHÒNG NHÀ TRƯỜNG...
3.2. Dự kiến lập danh mục hồ sơ
Trong một năm học văn phòng nhà trường nhận rất nhiều công văn từ các
nguồn khác nhau như văn bản quy phạm pháp luật, tài liệu điện tử...vì vậy, cần
phải dự kiến lên danh mục đầu năm để phân loại các hồ sơ về các phòng ban và
các mảng lĩnh vực khác nhau thuận lợi trong quá trình giải quyết công việc và
lưu trữ tài liệu.
Cán bộ văn phòng nhà trường phải nắm rõ các loại hồ sơ thuộc chuyên
trách của bộ phận mình, phải nắm được đặc điểm của từng văn bản, tài liệu để
phân vào các hồ sơ theo đúng chức năng, nhiệm vụ của hồ sơ đó.