THỰC TRẠNG NGHIÊN CỨU. CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA VĂN PHÒNG LÀ THAM MƯU, G...
2. Thực trạng nghiên cứu.
Chức năng chính của văn phòng là tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng
trong điều hành hoạt động các lĩnh vực trong nhà trường. Cho đến thời điểm này
chưa có một văn bản nào quy định cụ thể số đầu việc mà bộ phân văn phòng,
văn thư lưu trữ phải thực hiện trong quá trình công tác. Từ thực tế làm việc và
gắn bó với nghề, tôi đúc rút ra được các chức năng, nhiệm vụ chính, chủ yếu của
bộ phận văn phòng nhà trường như sau:
Nhận công văn đi và công văn đến, ghi vào sổ theo quy định và trình lên
cho Hiệu trưởng xử lí, giúp hiệu trưởng lưu trữ công văn đi và đến. Các công
văn này sẽ được sao, in gửi từng đơn vị, cá nhân thực hiện và bản gốc lưu trữ
trong văn phòng nhà trường. Văn phòng có trách nhiệm theo dõi và báo cáo thời
hạn thực thi và những công văn chưa hoàn thành, cần giải quyết cho đúng tiến
độ.
Trong thời buổi công nghệ thông tin hiện đại, tất cả các trường học đều có
địa chỉ hòm thư điện tử riêng (email), văn phòng có nhiệm vụ hàng ngày kiểm
tra hộp thư đến để nắm bắt những chỉ đạo mới một cách kịp thời và báo cáo với
Ban giám hiệu để nhận chỉ đạo thực hiện. Công tác này được tiến hành đều đặn
hàng ngày và tuyệt đối giữ bí mật mật khẩu hòm thư điện tử của nhà trường để
đảm bảo tính an toàn của thông tin.
Với các văn bản và hướng dẫn chung có tính công khai nên in ấn và treo
vào bảng tin công tác để tất cả cán bộ giáo viên, công nhân viên nhà trường nắm
bắt thực hiện đúng. Ngoài ra để tiết kiệm thời gian và chi phí, trường của tôi đã
đăng kí một tài khoản thư điện tử riêng dành cho cán bộ giáo viên, công nhân
viên nhà trường (ai cũng biết mật khẩu để tiện cho việc tra cứu bất cứ lúc nào,
có thể download về máy tính cá nhân để tiện sử dụng)
Đánh máy các loại văn bản hành chính của trường như báo cáo, quyết
định, công văn, thông báo, tờ trình, kế hoạch,...khi được sự phân công của ban
giám hiệu, vào sổ đủ, đúng qui định, gửi đi nhanh, kịp thời, đúng địa chỉ.
Photo các loại tài liệu khi được sự phân công của ban giám hiệu như: đề
và đáp án các bài kiểm tra học kì thuộc các bộ môn, bản tự đánh giá cá nhân cho
cán bộ giáo viên công nhân viên hàng tháng,...
Tham gia hỗ trợ đắc lực cho các công tác liên quan đến học sinh như:
tuyển sinh, thi học kì, kiểm tra khảo sát, hồ sơ thi THPT quốc gia,...
Quản lí sĩ số học sinh, tiến trình học tập của học sinh trong nhà trường
thông qua sổ đăng bộ, có sổ lưu học sinh chuyển đi, học sinh chuyển đến với các
giấy tờ theo quy định kèm theo như đơn xin chuyển trường, giấy xác nhận tiếp
nhận của cơ sở giáo dục...
Quản lí giấy giới thiệu, giấy công tác, ghi giấy giới thiệu, giấy công tác
khi hiệu trưởng yêu cầu. Ghi cụ thể số giấy giới thiệu khi vào sổ, phát đúng
người được ban giám hiệu phân công
Quản lí các loại con dấu của nhà trường, không được mang con dấu ra
ngoài nhà trường, không được để mọi người tùy tiện sử dụng con dấu,chỉ đóng
vào văn bản khi đã có chữ ký của thủ trưởng đơn vị (không đóng dấu khống) .
Quản lý và lưu trữ các loại hồ sơ về học sinh như: học bạ, giấy chứng
nhận tốt nghiệp, bằng tốt nghiệp THPT và phát cho học sinh đúng quy trình khi
tới hạn.
Quản lý và bảo quản và giữ gìn các loại hồ sơ liên quan đến công tác
giảng dạy và quản lí học sinh trong mỗi năm học như: sổ điểm chính các lớp,
học bạ theo từng lớp.
Lưu giữ và bảo quản hệ thống các văn bản, hồ sơ, sổ sách từ những năm
trước như sổ ghi đầu bài, lịch báo giảng, sổ chủ nhiệm, sổ sinh hoạt nhóm
chuyên môn...
Qua những trình bày trên, mọi người đều có thể dễ dàng nhận thấy, công
tác văn phòng, văn thư lưu trữ trong nhà trường không hề đơn giản và nhẹ nhàng
mà rất phức tạp và phong phú. Nếu không khéo léo và có kinh nghiệm xử lí chắc
chắn sẽ luôn ngập trong hồ sơ, sổ sách, giấy tờ mà khó có thể dứt ra được thậm
chí có nhiều trường hợp hao tốn rất nhiều thời gian mà kết quả đạt được vẫn
không như mong muốn.
Trong những năm trước đây, đã có thời gian công tác văn phòng, văn thư
lưu trữ trong các nhà trường bị xem nhẹ và chưa thật sự chú trọng công tác này
và coi đây là một hoạt động không quan trọng nên không bố trí nhân viên có
chuyên trách mà chỉ phân công các giáo viên kiêm nhiệm (cũng vì một số
nguyên nhân khác). Một số nhân viên làm công tác văn phòng, văn thư lưu trữ
cũng chưa tự nhận thấy ý nghĩa thiết thực của công tác này nên chưa đầu tư thời
gian và sức lực để thực hiện cho thật tốt nên nhiều nơi hoạt động tiếp nhận hồ
sơ, xử lí hồ sơ và đặc biệt là lưu giữ, bảo quản hồ sơ không được quy củ thậm
chí nhiều nơi còn lộn xộn, thiếu ngăn nắp. Điều này có ảnh hưởng lớn đến quá
trình làm việc đặc biệt là gây mất thời gian để tra cứu tài liệu khi cần thiết.
Trong những năm gần đây công tác văn thư, văn phòng ở các nhà trường
đã được quan tâm nhiều hơn trước, đặc biệt đã có nhiều văn bản hướng dẫn chỉ
đạo. Nhờ sự chỉ đạo và hướng dẫn sát sao từ cấp trên, hoạt động của công tác
văn phòng, văn thư nhà trường cũng dần dần có tác phong chuyên nghiệp.
Trong quá trình công tác tại nhà trường, tôi nhận thấy công tác văn phòng,
văn thư lưu trữ tại nhà trường có những thuận lợi và khó khăn hết sức cơ bản sau:
a.Thuận lợi
Công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường nói riêng, công tác thủ tục hành
chính nói chung rất được Đảng và Nhà nước quan tâm nên có rất nhiều các văn
bản chỉ đạo, hướng dẫn cách thức thực hiện.
Văn phòng nhà trường được cơ quan cấp trên tổ chức các buổi tập huấn để
củng cố và nâng cao về trình độ nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ.
Đội ngũ cán bộ giáo viên, công nhân viên nhà trường rất đoàn kết, có tinh thần
trách nhiệm cao trong công tác, thực hiện nghiêm túc và có hiệu quả các nhiệm
vụ được giao.
Cơ sở vật chất kĩ thuật của nhà trường ngày càng được trang bị toàn diện và
hiện đại hơn.
Văn phòng được chú trọng đầu tư hơn trước về cơ sở vật chất, có địa điểm làm
việc riêng với đầy đủ các máy móc cần thiết như: máy in, máy vi tính, máy
photocopy…và hệ thống tủ hồ sơ được sắp xếp ngăn nắp.
b. Khó khăn
Với số lượng hơn một nghìn học sinh và hơn 70 cán bộ giáo viên công nhân
viên nên khối lượng công việc tương đối nhiều. Đặc biệt trong những thời gian
cao điểm của năm học như cuối học kì I, cuối học kì II, tuyển sinh vào 10, chuẩn
bị hồ sơ thi THPT quốc gia nên đôi lúc không tránh khỏi hiện tượng quá tải.
Có rất nhiều loại hồ sơ, giấy tờ đã lưu giữ từ nhiều năm nên phòng làm việc
trật trội . Sau một năm số lượng các loại hồ sơ, giấy tờ lưu giữ thêm rất nhiều,
các tủ hồ sơ đã đến mức quá tải nên rất cần có một phòng riêng biệt lưu giữ hồ
sơ cho an toàn và tránh ẩm ướt, mối mọt.
Số lượng các tủ hồ sơ nhiều nhưng đều đã cũ hỏng do mua quá lâu, tuổi thọ
cao phải chắp vá lại nên khả năng sử dụng không cao.
Khối lượng công việc nhiều, trách nhiệm lớn nhưng nhân viên văn thư mức
lương còn quá thấp so với nhu cầu của cuộc sống vì vậy phần nào ảnh hưởng
đến chất lượng công việc.