MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU. MỌI CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐỀU CÓ CÁC LOẠI VĂN BẢN GIẤ...
2. Mục đích nghiên cứu.
Mọi cơ sở giáo dục đều có các loại văn bản giấy tờ, các thủ tục hồ sơ theo
quy chuẩn chung của Bộ GD&ĐT nhưng khi quy mô nhà trường ngày càng lớn,
số lượng học sinh ngày càng nhiều (không chỉ là vài trăm học sinh mà cả nghìn
học sinh), số lượng giáo viên cán bộ công nhân viên cũng tăng lên theo mức tỉ lệ
thuận, quan hệ xã hội của nhà trường ngày càng được mở rộng …điều đó cũng
đồng nghĩa với việc khối lượng công việc của văn phòng cũng tăng lên đáng kể.
Rất nhiều người làm công tác văn phòng trong nhà trường bị quá tải trong công
việc, một phần cũng bởi bản thân sắp xếp chưa thật hợp lí và nắm bắt các loại
công văn, giấy tờ chưa thực sự nhanh nhạy dẫn đến chậm tiến độ của nhà trường
và gây áp lực cho bản thân. Thực tế làm việc đã cho thấy nếu công tác văn thư
lưu trữ trong trường học được diễn ra bài bản sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời
gian và công sức dù cho khối lượng công việc có nhiều đi chăng nữa.
Với thực tế gắn bó với công tác văn phòng, văn thư lưu trữ của nhà trường
cấp THPT được 07 năm, tôi nhận thấy văn phòng nhà trường là nơi thực hiện rất
nhiều các công tác liên quan đến thủ tục hành chính. Đó vừa là nơi giao dịch các
công việc, vừa là nơi lưu trữ các loại hồ sơ, văn bản, sổ sách, giấy tờ của nhà
trường, vừa là nơi báo cáo, thống kê, thông báo các chủ trương đường lối, kế
hoạch công tác, hoạt động của nhà trường về mọi mặt…
Trong quá trình trực tiếp làm việc, tôi đã tích lũy được một số kinh
nghiệm trong công tác văn thư sao cho vẫn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ
được giao vừa tránh mất quá nhiều thời gian cho các bên liên quan trong đó có
cả chính mình.
Có thể so sánh văn phòng nhà trường giống như một trạm thông tin với đủ loại
số liệu trong nhiều năm và mỗi ngày ta phải đối mặt với rất nhiều vấn đề liên
quan đến số tài liệu đó như hàng ngày tiếp nhận và xử lý công văn đi, đến bằng
văn bản hoặc qua email của các cấp gửi về để thực hiện, hoặc có thể học sinh đã
ra trường từ rất lâu nay cần đến bằng tốt nghiệp, học bạ, hoặc có thể phụ huynh
học sinh từ nơi khác đến làm thủ tục xin nhập học giữa năm cho con em mình,
.…cho đến các thủ tục, công văn liên quan đến năm học hiện hành, định kì hàng
tuần, hàng tháng. Muốn thực hiện được tốt chức năng thông tin đó, nhân viên
văn phòng phải có khả năng xử lý thông tin, phân bổ sắp xếp hợp lí hồ sơ, thời
gian và ghi nhớ tốt giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày thuận lợi nhanh
chóng kịp thời bản thân không ngập trong giấy tờ và áp lực công việc.
Phạm vi hoạt động của văn phòng rất rộng, nhưng từ tình hình thực tiễn
trên tôi xin chia sẻ đôi điều về kinh nghiệm quản lý, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ tại
văn phòng trường học tôi đang công tác – một ngôi trường có hơn một nghìn
học sinh và gần một trăm cán bộ giáo viên công nhân viên với mong muốn các
bạn đồng nghiệp có thể thực hiện nhiệm vụ được phân công một cách nhanh
chóng và hiệu quả hơn.
Tôi cũng rất mong sẽ nhận được sự góp ý cũng như chia sẻ của các bạn
đồng nghiệp về công tác này.