CƠ SỞ THỰC TIỄN.CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ LÀ VIỆC LỰA CHỌN, GIỮ LẠI...

2. Cơ sở thực tiễn.Công tác văn thư, lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa họcnhững văn bản giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động củanhà trường, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.Công tác văn thư, lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong nhàtrường, là sợi dây mắt xích giữa Ban giám hiệu, giáo viên và học sinh trong suốtmột thời gian dài trong việc lưu giữ hồ sơ. Đảm bảo việc báo cáo cung cấp mộtcách kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụquản lý tốt hồ sơ học sinh và giáo viên.Làm tốt công tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt độngcủa nền hành chính nhà nước được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệuquả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cáchhành chính hiện nay. Thiết nghĩ mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải cómột nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để cóthể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơquan đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệuquả quản lý của cơ quan đơn vị.Ý thức đầy đủ được vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư hànhchính nhà trường nên trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, cải tiến công táctìm ra những biện pháp tích cực nhất đem lại hiệu quả cao trong công việc.Qua thời gian công tác thực tế tại trường tôi đã gặp những thuận lợi vàkhó khăn sau:a. Thuận lợi:- Nhà trường có một nhân viên văn thư chuyên phụ trách về công tác vănthư trong trường, công việc chuyển giao văn bản đi văn bản đến được giải quyếtkịp thời do cấp trên đưa ra. Có hệ thống mạng internet ổn định để phục vụ côngviệc truy cập thông tin, lấy thông tin làm báo cáo .- Các văn bản đi và đến được làm thủ tục đăng ký nhanh chóng, tránh tìnhtrạng nhầm lẫn, thất lạc.- Trường đã trang bị đầy đủ các thiết bị văn phòng như máy phô tô, máyin phục vụ cho công tác văn thư.b. Khó khăn: - Những năm trước đây nhà trường chưa có văn thư chuyên trách, chủ yếulà kiêm nhiệm chưa có chuyên môn, nghiệp vụ chính vì vậy hồ sơ, công văn,giấy tờ trước năm 1990 không được lập và bảo quản cẩn thận nên hồ sơ thấtthoát, bị rách nhiều.- Về soạn thảo văn bản: Do đặc thù của công việc một số giáo viên làmcông tác giảng dạy và kiêm nhiệm công tác Đoàn thanh niên, công đoàn...Đểthực hiện các công việc kiêm nhiệm đó họ phải tham mưu với Ban giám hiệusoạn thảo một số văn bản để giải quyết công việc. Công tác văn thư của trườngchưa được quan tâm lắm việc triển khai hướng dẫn quý thầy cô trong trường cácvăn bản quy định về việc soạn thảo và ban hành văn bản còn ít. Vì vậy văn bảnban hành còn sai cỡ chữ, kiểu chữ, cách trình bày thậm chí nhiều văn bản banhành còn thiếu một số thành phần của thể thức văn bản như nơi nhận, tên loại vàtrích yếu nội dung.- Nhà trường chưa có kho lưu trữ hồ sơ, nên việc để hồ sơ vẫn còn nằm rảirác ở các phòng ban, tổ chuyên môn.- Về quản lí công văn đi và đến: Những năm về trước nhà trường chưachưa xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ cho cơ quan nên quy trình quảnlý công tác văn thư còn bị bất cập.+ Đăng kí văn bản đến và đi còn viết tắt và ghi số bị trùng hoặc bỏ sót sốký hiệu văn bản nên khó khăn khi nghiên cứu, tìm hiểu và kiểm tra.+ Công văn đi lưu ở văn thư còn thiếu và thậm chí nhiều công văn đi cònlưu bản phô tô không đúng với quy định.- Về quản lý hồ sơ giáo viên và học sinh:+ Hồ sơ giáo viên: Nhiều hồ sơ chưa được cập nhật, bổ sung đầy đủ.+ Hồ sơ học sinh: Việc quản lý hồ sơ học sinh vẫn còn một số hạn chế họcbạ THCS những năm trước nhà trường chưa có kế hoạch trả cho học sinh vì vậykhối lượng học bạ cấp 2, cấp 3 học sinh tốt nghiệp ra trường vẫn còn tồn đọng ởtrường rất nhiều. Sổ đăng bộ không cập nhật rõ học sinh chuyển đi, chuyển đến,bỏ học nên công tác thống kê, báo cáo gặp nhiều khó khăn.c. Nguyên nhân:- Những năm trước đây công tác văn thư nhà trường chưa thực sự đượcquan tâm, nhân viên phụ trách công việc văn thư là kiêm nhiệm chưa có chuyênmôn, nghiệp vụ về công tác văn thư.- Trang thiết bị văn phòng phục vụ công tác văn thư hay xảy ra trục trặc,hư hỏng như máy photo bị dính mực, kẹt giấy; máy in hay bị hư vì vậy côngviệc văn thư hay bị trì trệ. Kinh phí đầu tư trang thiết bị và dụng cụ văn phòngnhư máy vi tính, hộp, bìa hồ sơ theo quy định còn hạn chế.- Văn thư tại trường thực hiện rất nhiều công việc như: Quản lí công vănđi, đến, lưu trữ hồ sơ, quản lý và cấp phát học bạ, bằng tốt nghiệp, tiếp dân, giảiquyết các thủ tục hành chính, làm công tác thi....Công việc nhiều mà lại kiêmnhiệm các công việc khác nên ảnh hưởng đến công việc chính của mình và chếđộ đãi ngộ thì rất ít.IV. PHÂN TÍCH CÁC BIỆN PHÁPTrường THPT Lưu Hoàng thành lập và hoạt động được 35 năm. Để tránhtình trạng thất thoát văn bản, giấy tờ, để bảo quản hồ sơ, tài liệu, để nâng caocông tác văn thư lưu trữ của nhà trường tôi xin đưa ra một số biện pháp sau: