QUẢN LÝ, SẮP XẾP HỒ SƠ QUẢN LÝ, SẮP XẾP HỒ SƠ
3.3. Quản lý, sắp xếp hồ sơ
Sau đây, tôi xin chia sẻ cách thức nhằm quản lý, sắp xếp, bảo quản và lưu
trữ một số loại hồ sơ mang tính đặc thù trong trường THPT.
- Quản lý công văn đi, đến
+ Đối với công văn đi
Các Công văn gửi cho các cơ quan trọng và ngoài nhà trường do các bộ
phận chuyên môn hoặc lãnh đạo nhà trường soạn thảo được lãnh đạo nhà trường
phê duyệt cho ban hành, nhân bản và trình hiệu trưởng ký ban hành.
Trước khi ban hành, tôi giúp lãnh đạo kiểm tra kỹ về thể thức văn bản, chính tả,
ngữ pháp….
Khi văn bản chính thức ký ban hành, tôi đăng ký vào sổ công văn đi, ghi
số và xếp vào kẹp hồ sơ công văn đi.
Những văn bản có nội dung quan trọng cần giữ bí mật, tôi đảm bảo giữ bí
mật đúng theo qui định.
Khi đóng dấu, tôi đã đảm bảo theo quy định: chỉ đóng dấu khi có chữ ký của
thủ trưởng (không đóng dấu khống).
- Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng luôn luôn lúc nào văn thư
cũng phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang đi phải ký nhận
vào sổ.
+ Đối với công văn đến:
Công văn đến là nguồn thông tin rất quan trọng giúp cho lãnh đạo nhà trường
thực hiện kịp thời, có hiệu quả công tác quản lý nhà trường và phối
hợp thực hiện có hiệu quả các nội dung công việc có quan hệ với bên ngoài. Do
vậy, việc quản lý công văn đến cũng phải kịp thời, chính xác.
Khi nhận công văn đến, tôi đóng dấu đến vào sổ công văn đến sau đó trình ngay
cho lãnh đạo trường xử lý. Khi hiệu trưởng xử lý xong, tôi sao in bản chính để
lưu tại văn phòng và bản sao gửi cho các bộ phận và cá nhân có liên quan thực
hiện.
*Lập hồ sơ công việc: bước tiếp theo là lập hồ sơ công việc bản gốc của
công văn đến và công văn đi được lưu tại văn phòng tôi chia về theo hồ sơ: Ví
dụ năm học 2018-2019 có: Hồ sơ tuyển sinh, hồ sơ nhân sự, hồ sơ theo dõi học
sinh chuyển đi, chuyển đến, hồ sơ thi học sinh giỏi, hồ sơ thi giáo viên giỏi, hồ
sơ về công tác viết sáng kiến kinh nghệm, hồ sơ khen thưởng kỷ luật, hồ sơ thi
THPT quốc gia,...
ví dụ: đối với hồ sơ tuyển sinh bao gồm các văn bản tài liệu sau:
Tập hợp đầy đủ các văn bản liên quan tới công tác tuyển sinh vào một cặp file
và lưu theo từng năm học: hồ sơ lưu bao gồm:
+ Các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của cấp trên về công tác tuyển sinh
+ Kế hoạch tuyển sinh
+ Quyết định thành lập hội đồng tuyển sinh
+ Biên bản xét tuyển, biên bản kiểm tra công tác tuyển sinh
+ Báo cáo công tác tuyển sinh
+ Danh sách học sinh trúng tuyển
+ Các hồ sơ liên quan: đơn xin học, bản sao hộ khẩu, chứng minh nhân dân của
phụ huynh học sinh
Khi lập hồ sơ công việc giúp cán bộ nhân viên nắm được thành phần, nội
dung, khối lượng văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc, từ đó
biết được phải xây dựng, ban hành các văn bản và các bước triển khai để giải
quyết công việc được giao; giúp các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ
qua được lưu giữ tập trung, tránh tình trạng phân tán, thất lạc tài liệu, tiết kiệm
thời gian và công sức ta tìm, việc nghiên cứu văn bản, tài liệu về một vấn đề
được trọn vẹn.
- Quản lý sổ chuyển đi, chuyển đến, đăng bộ, sổ theo dõi sĩ số học sinh
* Đối với hồ sơ chuyển đi:
Khi phụ huynh đến văn phòng làm thủ tục chuyển trường cho con thì việc đầu
tiên là tôi hướng dẫn chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ hồ sơ cần thiết để không
mất nhiều thời gian đi lại sau đó tiếp nhận hồ sơ chuyển đi thì phải kiểm tra đầy
đủ giấy tờ hợp lệ bao gồm:
+ Hồ sơ rút phải có đơn đồng ý tiếp nhận có xác nhận của Ban giám hiệu của
trường tiếp nhận học sinh cần chuyển trường.
+ Người đến làm thủ tục rút hồ sơ phải là người đứng tên trên hồ sơ đó cần phải
có hộ khẩu, chứng minh nhân dân chứng minh là đúng tên mình. Trường hợp
người đứng tên trên hồ sơ không thể đến rút được thì phải có giấy ủy quyền cho
người đến rút và người đến rút hồ sơ phải có giấy tờ chúng minh mình là người
được ủy quyền.
Sau khi văn thư kiểm tra đầy đủ hồ sơ thì tiến hành nhập thông tin vào quyển sổ
chuyển đi và cho ký xác nhận, sau đó tập hợp và lưu vào hồ sơ chuyển trường
của năm học đó.
* Đối với sổ chuyển đến:
Hồ sơ và thủ tục chuyển đến bao gồm:
+ Đối với hồ sơ nộp cũng cần phải có đơn xin học, học bạ, giấy khai sinh, giấy
giới thiệu.
+ Người đến làm thủ tục nộp hồ sơ cần phải có hộ khẩu, chứng minh nhân dân
chứng minh liên quan đến học sinh chuyển đến
Sau khi kiểm tra đầy đủ hồ sơ thì văn phòng nhận và cũng nhập vào sổ chuyển
đến của nhà trường; cho người đến làm thủ tục nộp hồ sơ ký xác nhận, việc cuối
cùng là chia học bạ về lớp mà Ban giám hiệu đã phân sau đó tập hợp hồ sơ lưu
vào hồ sơ chuyển đến của năm học đó.
Các loại sổ theo dõi này được xếp vào nhóm tài liệu sử dụng thường xuyên nên
tôi đã bố trí các loại hồ sơ này vào tủ hồ sơ số 1 ngay ngăn đầu tiên để tiện cho
quá trình làm việc. Các loại sổ sách này cần được theo dõi và điền đầy đủ thông
tin một cách cập nhật, kịp thời. Khi rà soát các thông tin, để tránh sai sót cần
dành hẳn một khung thời gian nhất định, làm việc tập trung, yên tĩnh không để
các công việc khác xen giữa tránh phân tâm và những nhầm lẫn không đáng có.
* Sổ theo dõi sĩ số học sinh:
Cuốn sổ này nhằm mục đích để theo dõi biến động về sĩ số học sinh của từng
tháng căn cứ vào đó để biết hàng tháng học sinh nào chuyển đến, học sinh nào
chuyển đi và học sinh nào nghỉ dài hạn. Đây là căn cứ để báo cáo cho Ban giám
hiệu nhà trường và căn cứ vào đó nhà trường có kế hoạch điều chỉnh và cũng là
căn cứ số liệu để báo cáo lên cấp trên khi có yêu cầu.
- Quản lý sổ điểm, học bạ, sổ cấp phát văn bằng chứng chỉ của học sinh
* Đối với sổ điểm:
Hiện nay đã áp dụng phần mềm sổ điểm điện tử nên cuối năm học mới in sổ
điểm để lưu. Đối với sổ gọi tên ghi điểm: người làm công tác văn phòng phải
thường xuyên nhắc nhở giáo viên thực hiện việc điểm danh vào điểm đúng quy
định của Sở GD & ĐT Hà Nội.
Cuối mỗi tháng thực hiện việc kiểm tra nhận xét việc thực hiện quản lí, điểm
danh học sinh và vào điểm của giáo viên và giáo viên chủ nhiệm trình với Ban
giám hiệu.
*Quản lý sổ đầu bài:
Sổ ghi đầu bài lưu giữ theo quy định, vào cuối mỗi học kì thu tất cả các sổ đầu
bài của tất cả các khối lớp và bảo quản theo năm học, đối với các lớp không nộp
sổ đầu bài văn thư cần báo cáo cho hiệu trưởng để có biện pháp xử lí.
*Quản lý học bạ:
Học bạ là hồ sơ vô cùng quan trọng vì ngoài sổ điểm thì đây là căn cứ để xác
minh về kết quả quá trình học tập tại trường cả về học lực lẫn hạnh kiểm vì vậy
việc lưu giữ bảo quản cũng phải hết sức cẩn thận.
Khi cho giáo viên mượn để vào điểm hoặc ghi thông tin của học sinh thì phải có
ký nhận mượn, khi trả lại thì phải kiểm tra đầy đủ học bạ mới cho ký trả
Kiểm tra việc vào điểm, chữ ký của giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm. Đối
với học sinh nghỉ học cần lấy ra và lưu vào tập hồ sơ riêng
Cuối năm học khi đã có kết quả kiểm tra hồ sơ chéo giữa các giáo viên chủ
nhiệm, văn thư có trách nhiệm kiểm tra xem giáo viên chủ nhiệm đã sửa chữa
những lỗi sai sót mà người kiểm tra đã phát hiện hay chưa trước khi nhận học bạ
và sau khi có kết quả thì tôi lại yêu cầu giáo viên vào điểm thi lại. Việc cuối
cùng khi kết thúc năm học khi Ban giám hiệu đã ký duyệt thì tiến hành đóng dấu
xác nhận, dấu giáp lai vào sổ.
* Đối với sổ cấp phát văn bằng, chứng chỉ:
Ngay sau khi nhận giấy chứng nhận được Sở GD&ĐT cấp văn thư phải
vào sổ cấp phát bằng với đầy đủ thông tin.
Có lịch trả bằng cụ thể và được dán công khai tại phòng văn phòng để
giáo viên phụ huynh tiện liên hệ công tác
Yêu cầu đối với người khi đến lấy bằng phải có đầy đủ giấy tờ chứng
minh sau đó ghi số chứng minh nhân dân và có ký xác nhận vào sổ cấp bằng đầy
đủ mới cấp bằng.
Ngoài ra cuối năm, tôi sẽ thống kê số lượng bằng đã trả và bằng tồn lại,
với công việc này làm căn cứ vào số liệu đã thống kê để báo cáo cho cấp trên
khi có yêu cầu và thuận lợi cho việc quản lý văn bằng chứng chỉ hiệu quả.