4. CÔNG TÁC BẢO QUẢN, LƯU TRỮ HỒ SƠ. - BẢO QUẢN, LƯU TRỮ CÁC LOẠI HỒ...
3.4. Công tác bảo quản, lưu trữ hồ sơ.
- Bảo quản, lưu trữ các loại hồ sơ tài liệu bằng giấy.
Các loại hồ sơ lưu trữ từ những năm trước được lưu tại văn phòng nhà
trường bao gồm: sổ sinh hoạt chuyên môn, lịch báo giảng, sổ chủ nhiệm, sổ ghi
đầu bài, bài thi học kì I và học kì II các môn. Các loại sổ sách này có số lượng
lớn vì theo đầu lớp và đầu giáo viên, cán bộ công nhân viên nên mỗi loại, tôi sắp
xếp một tủ riêng biệt có ghi tên loại hồ sơ bên ngoài cánh tủ.
Mỗi khi cần, mỗi tủ có một chìa khóa riêng, sắp xếp theo thứ tự abc và
các năm học theo phía từ trong ra ngoài nên rất dễ tìm và không để xảy ra tình
trạng mất mát, thất lạc.
- Bảo quản, lưu trữ văn bản tài liệu trên máy tính.
Ngoài việc lưu trữ, bảo quản các loại hồ sơ, sổ sách, giấy tờ, tài liệu bằng
giấy tôi còn ứng dụng công nghệ thông tin với các phần mềm quản lí hồ sơ từ
winword, excel,. Các văn bản điện tử được gửi đến từ các cơ quan cấp trên tôi
đều lưu thành từng file hồ sơ về các vấn đề và sự việc có liên quan đến nhau
trong một năm học để tiện tra cứu và sử dụng. Tôi đặt tên file thành các hồ sơ
như sau: Hồ sơ về hồ sơ nhân sự, hồ sơ về nâng lương, hồ sơ theo dõi học sinh
chuyển đi, chuyển đến, hồ sơ thi học sinh giỏi, hồ sơ thi giáo viên giỏi, hồ sơ về
công tác viết sáng kiến kinh nghiệm, hồ sơ khen thưởng kỷ luật, hồ sơ thi tuyển
sinh...
Ví dụ file hồ sơ về công tác viết SKKN năm học 2019-2020 như sau:
Hồ sơ về công tác viết SKKN năm học 2019-2020
+ Văn bản hướng dẫn
+ Công văn hướng dẫn của Sở GD & ĐT
...
+ Văn bản đi
+ Kế hoạch
+ Quyết định thành lập hội đồng chấm SK
+ Danh sách đăng ký đề tài SKKN
+ Biên bản chấm SKKN
+ Kết quả chấm SKKN
Việc lưu văn bản đến thành các file thành hồ sơ như vậy khi cần sử dụng
đến công văn hay biểu mẫu thì lấy ra rất dễ dàng và nhanh chóng mà không cần
phải mở mail để tìm kiếm rất mất thời gian bởi vì hàng ngày có rất nhiều văn
bản chỉ đạo từ các cấp khác nhau gửi đến nếu muốn tìm kiếm một văn bản từ
tuần trước, tháng trước thì rất khó khăn trong việc tìm kiếm và mất nhiều thời
gian còn bây giờ chỉ cần vài thao thác nhỏ mở ổ đĩa lưu, sau đó mở file cần tìm
kiếm và rất nhanh chóng, tôi đã có thể lấy văn bản cần sử dụng và hoàn thành
nhiệm vụ được giao một cách nhanh chóng và hiệu quả.