7. QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA LƯU TRỮ

1.7. Quản lý văn bản của lưu trữ:a. Công tác thu thập , bổ sung tài liệu:* Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan+ Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.+ Phối hợp với các phòng ban, cán bộ nhân viên xác định những loại hồsơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị.+ Hướng dẫn các bộ phận, cán bộ nhân viên chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, vàlập mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.+ Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.* Chỉnh lý tài liệu+ Nguyên tắc chỉnh lý+ Không phân tán phông lưu trữ.+ Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mớihồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyếtcông việc.+ Hồ sơ, tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được hoạt động của cơquan, đơn vị.- Hồ sơ, tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt được yêu cầu:+ Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh.+ Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu.+ Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu.+ Lập công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tracứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng hồ sơ, tài liệu.+ Lập danh mục tài liệu hết giá trị.* Xác định giá trị tài liệu- Bộ phận lưu trữ cơ quan, đơn vị có nhiệm vụ xây dựng bảng thời hạnbảo quản tài liệu, trình Lãnh đạo cơ quan, đơn vị ban hành sau khi có ý kiếnthẩm định của cơ quan có thẩm quyền.- Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:- Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn.- Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.* Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan- Chỉ thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của phòng. Hội đồng xácđịnh giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho Trưởng phòng trong việcxác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào lưu trữ đơn vị; lựachọn tài liệu lưu trữ của đơn vị để giao nộp vào lưu trữ lịch sử (nếu có); lựachọn và loại hủy tài liệu hết giá trị.- Hội đồng xác định giá trị tài liệu do Trưởng phòng quyết định thành lập.Thành phần của Hội đồng bao gồm:- Lãnh đạo phụ trách công tác lưu trữ - Chủ tịch Hội đồng.- Văn thư - Thư ký Hội đồng.- Các TTCM, chủ tịch Công đoàn - Ủy viên.- Trong trường hợp cần thiết, Hội đồng xác định giá trị tài liệu mời thêmngười am hiểu về chuyên môn hoặc lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị làmủy viên.- Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số;các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình Lãnh đạoquyết định.- Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Trưởng phòngquyết định thời hạn bảo quản tài liệu; lựa chọn tài liệu để giao nộp vào lưu trữđơn vị, lưu trữ cơ quan, đơn vị hoặc lưu trữ lịch sử; hủy tài liệu hết giá trị.* Hủy tài liệu hết giá trị- Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo quy định của LuậtLưu trữ và theo hướng dẫn của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước.- Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị- Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị- Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệuvà phải được lập thành biên bản.- Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có:- Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.- Danh mục tài liệu hết giá trị, tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giátrị.- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.- Văn bản đề nghị thẩm định tài liệu hết giá trị; văn bản thẩm định, cho ýkiến của cơ quan có thẩm quyền (nếu có)- Quyết định hủy tài liệu hết giá trị.- Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị.- Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.- Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại lưu trữ đơn vị ít nhất20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.* Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử (Chỉ quy định đối với cơquan, đơn vị thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử)* Bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ * Bảo quản tài liệu lưu trữ- Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp vào Lưu trữ đơn vị, do các bộ phận vàcán bộ nhân viên tự bảo quản, và phải bảo đảm an toàn cho hồ sơ, tài liệu.- Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữđơn vị và được bảo quản trong kho lưu trữ nhà trường. Kho lưu trữ phải đượctrang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định để đảm bảo antoàn cho tài liệu.- Tổ trưởng Văn phòng có trách nhiệm thực hiện các quy định về bảoquản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện cácbiện pháp phòng chống cháy nổ, thiên tai, phòng gian bảo mật đối với kho lưutrữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các phương tiện, thiết bị kỹ thuật để bảoquản tài liệu lưu trữ; duy trì chế độ bảo quản phù hợp với các loại hình tài liệulưu trữ.- Nhân viên văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm: bố trí,sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ tài liệu trong kho được để trong hộp,cặp, dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra vàtra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu trong kho lưu trữ để nắm đượctình hình số lượng, chất lượng tài liệu.* Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ- Tất cả cán bộ, nhân viên trong, ngoài cơ quan, đơn vị và mọi cá nhânđều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầuriêng chính đáng.- Cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích riêng, phải có đơn xin sửdụng tài liệu, chứng minh thư hoặc hộ chiếu, và phải được Thủ trưởng cơ quanđồng ý.* Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ- Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, đơn vị.- Sử dụng bản chính phục vụ yêu cầu công tác.- Cấp bản sao tài liệu lưu trữ.* Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữNgười đứng đầu cơ quan, đơn vị căn cứ quy định của Luật Lưu trữ và cácquy định khác của pháp luật có liên quan để quy định sử dụng tài liệu lưu trữ tạiLưu trữ của cơ quan, đơn vị mình.Người đứng đầu cơ quan, đơn vị quyết định việc cho phép mang tài liệulưu trữ ra khỏi cơ quan, đơn vị để sử dụng cho mục đích công vụ.* Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ- Lưu trữ cơ quan, đơn vị phải có Nội quy kho lưu trữ, Nội quy phòngđọc.- Nội quy kho lưu trữ, Nội quy phòng đọc cần có các quy định sau:+ Thời gian phục vụ.+ Các giấy tờ, thủ tục người sử dụng tài liệu cần xuất trình khi đến khaithác tài liệu.+ Những vật dụng được và không được mang vào phòng đọc.+ Những quy định phải thực hiện khi nghiên cứu, khai thác tài liệu.+ Nhân viên lưu trữ cơ quan, đơn vị phải lập các sổ nhập, xuất tài liệu, sổđăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký người sử dụng tài liệu, để quản lý và phụcvụ việc khai thác tài liệu lưu trữ.