3. QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐẾN.- HÀNG NĂM NHÀ TRƯỜNG NHẬN NHIỀU VĂN BẢN , T...
1.3. Quản lý công văn đến.- Hàng năm nhà trường nhận nhiều văn bản , tài liệu của Sở giáo dục vàĐào tạo, Công đoàn ngành, UBND Huyện...gửi tới để chỉ đạo thực hiện các kếhoạch chủ trương, nhiệm vụ công việc và nhà trường cũng nhận nhiều văn bảncủa các cơ quan và các cá nhân khác gửi đến để phối hợp, trao đổi công việc.Nhà trường nhận văn bản đến chủ yếu bằng hình thức mail và đường bưu điện.- Quy trình quản lý văn bản đến.a. Tiếp nhận văn bản: Văn thư tiếp nhận tất cả văn bản gửi đến cơ quanvới mọi hình thức như bưu điện, trực tiếp, mail. Nhà trường tiếp nhận văn bảnđến chủ yếu là Sở giáo dục và Đào tạo Hà Nội qua hệ thống mail.b. Phân loại và đăng ký văn bản đến:* Phân loại văn bản đến:- Văn bản gửi đến hệ thống mail công vụ của trường, văn thư tiến hành invăn bản, trường hợp công văn gửi bằng đường bưu điện phân loại và bóc bì vănbản.- Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến: Tất cả các văn bản tài liệu cảu cơquan, cá nhân khác gửi tới trường đều được tập trung tại văn thư của trường đểđóng dấu và ghi số ngày tháng đến. Dấu đến được văn thư đóng dấu dưới phầnsố ký hiệu của văn bản, sau đó ghi những nội dung cần thiết trong dấu đến.Mẫu dấu đến của trường THPT Lưu Hoàng.
TRƯỜNG THPT LƯU HOÀNG
CÔNG VĂN :...
Số:...
Ngày...tháng...năm...
* Đăng ký văn bản đến:Tất cả các văn bản đến đều được văn thư nhập các thông tin văn bản vàosổ đăng ký công văn đến.* Mẫu sổ đăng ký văn bản đến:+ Tờ nội dung: Trình bày trên trang giấy khổ A3(420mm x 297mm) theo mẫu sau:
Tên loạiĐơn vịGhiNgàyKývà tríchTácSốSố, kýhoặc ngườithángđếnchúnhậngiảyếu nộihiệudung(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) c. Trình, chuyển giao văn bản đến- Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền đểxin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải đượctrình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.- Căn cứ vào ý kiến giải quyết của người có thẩm quyền, nhân viên vănthư đăng ký tiếp và chuyển văn bản đến nơi được chỉ đạo.- Việc chuyển giao văn bản phải chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bímật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao vănd. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến- Sau khi nhận được văn bản đến, bộ phận, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạogiải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, đơn vị; theo thờihạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.- Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạngiải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị.- Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã đượcgiải quyết, văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo lãnhđạo. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theodõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.- Văn thư có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo cơ quan, đơn vị vềtình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo chocác đơn vị liên quan.