2. QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐI.A. KIỂM TRA THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY, G...
1.2. Quản lý công văn đi.a. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày tháng năm củavăn bản.b. Đăng ký văn bản đic. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, dấu mức độ khẩn, mật.Mẫu sổ đăng kí văn bản đi:+
Tờ nội dung được trình bày trên trang khổ giấy A3 (420mmx297mm) bao gồm 8 cột theo mẫu dưới
đây:
Số,Đơn vị,Tên loại vàNơiSốNgàykýNgườiGhingườinhậntrích yếuthánghiệulượngvănchúnội dungbảnvăn bảnbản lưu(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)d. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.Nhà trường chuyển phát văn bản theo đường bưu điện, mail,và trực tiếp.Đa số công văn thường được gửi bằng hình thức qua địa chỉ mail công vụ[email protected], giảm được công văn giấy tờ và tiết kiệm được thờigian. Chuyển phát theo hình thức bưu điện hoặc trực tiếp phải lựa chọn bì thư vàgấp văn bản, tài liệu thẳng không để nhăn và cho vào bì. Khi gấp văn bản thìkhông để trang nội dung văn bản ra bên ngoài tránh để lộ thông tin của văn bản.Ghi đầy đủ tên và địa chỉ cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản. Bảng thống kêcông văn đi của trường THPT Lưu Hoàng năm 2017, năm 2018 ban hành đượcchuyển phát như sau:Số lượng văn bản chuyểnNăm Số lượng văn bản chuyểnbằng mail công vụtrực tiếp và bưu điện2017 297 602018 268 89e. Lưu văn bản đi.Các văn bản của nhà trường ban hành phải lưu ít nhất hai bản chính, mộtbản lưu tại văn thư và một bản ở bộ phận chuyên môn, cá nhân ban hành vănbản để lập hồ sơ công việc. Tất cả các văn bản công văn đi cuối năm văn thư sắpxếp và lập hồ sơ bấm lại thành tập lưu công văn đi để đưa vào kho lưu trữ. Việclưu trữ công văn nhà trường không chỉ lưu văn bản giấy mà còn lưu các fileword và excel ở máy tính văn thư theo năm để phục vụ cho công tác tra cứu vănbản tài liệu được nhanh chóng.