SOẠN THẢO VĂN BẢN

1.1. Soạn thảo văn bản:

Hàng năm trong quá trình giải quyết công việc quản lý Ban giám hiệu đã ban hành một số văn bản như

sau: Quyết định, tờ trình, công văn, biên bản, thông báo, báo cáo, giấy đi đường, giấy giới thiệu....được thể hiện

qua bảng thống kê sau:

Số lượng văn bản nămTên loại văn bản Số lượng văn bản năm20172018Quyết định 78 56Công văn 45 54Kế hoạch 25 31Thông báo, báo cáo 40 60Tờ trình 17 20Để soạn thảo và ban hành một văn bản các bộ phận chuyên môn, cá nhânvà văn thư phải xác định các vấn đề sau:- Xác định tính chất, mục đích của văn bản dự định soạn:+ Cán bộ soạn văn bản bắt đầu xây dựng dự thảo văn bản và xác định banhành văn bản để giải quyết vấn đề gì.+ Xác định đối tượng nhân bản văn bản: văn bản soạn ra để gửi cho ai,gửi cho cấp trên hay cấp dưới.+ Xác định thời gian ban hành văn bản.- Xác định tên loại văn bản: Giúp cho việc soạn thảo được nhanh chóng,chính xác với mỗi loại văn bản. Vì mỗi loại văn bản có cách thức soạn khácnhau như công văn soạn khác quyết định..- Thu thập và xử lí thông tin: Phải thu thập đầy đủ thông tin, dữ liệu nhưcác văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ của cấp trênvà những thông tin từ thực tế.- Xây dựng đề cương văn bản và viết văn bản.- Trình lãnh đạo duyệt văn bản và làm thủ tục phát hành.Cán bộ nhân viên soạn thảo văn bản chuyển văn bản cho văn thư thôngqua hệ thống mail nhà trường. Nhân viên văn thư có nhiệm vụ kiểm tra thể thứcvà kỹ thuật trình bày văn bản đúng theo các quy định cảu Thông tư số