ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ.“CÔNG NG...
3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.“Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phươngtiện và công cụ kỹ thuật hiện đại. Chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thôngnhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tinrất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xãhội”. Trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa hiện nay cùng với chủ trươngcải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quanđặc biệt trong công tác văn thư, lưu trữ trở thành một trong những yêu cầu cầnthiết.Ứng dụng công nghệ thông tin đã tạo ra một môi trường làm việc khoahọc, hợp lí giữa các bộ phận, phòng ban chuyên môn nhằm giải quyết các côngviệc đơn giản, nhanh chóng, tiện lợi.Những năm trước đây công tác văn thư chủ yếu là sử dụng giấy bút đểđăng kí, ghi chép vào sổ sách. Vài năm trở lại đây được sự quan tâm của Sở giáodục và nhà trường một số sổ sách nhà trường không còn ghi bằng tay mà thayvào đó là dùng máy tính nhập dữ liệu để công tác lưu trữ, bảo quản, tra cứu mộtcách nhanh nhất đặc biệt hạn chế được sổ sách, tiết kiệm chi phí và thời gian.Sau đây là ứng dụng công nghệ thông tin mà nhà trường đã và đang áp dụng:- Soạn thảo văn bản bằng phần mềm word được tập hợp và lưu vào filecông văn đi theo năm, ví dụ: folder CÔNG VĂN ĐI NĂM 2017, folder CÔNGVĂN ĐI NĂM 2018...- Gửi văn bản từ trường qua các cơ quan khác đã sử dụng mail công vụ:[email protected] và các thông tin hoạt động của nhà trường được đăngtrên website: c3luuhoang.edu.vn.- Hồ sơ học sinh: Nhà trường đang sử dụng phần mềm quản lí học sinhesams, phần mềm này rất tiện ích để quản lí hồ sơ lý lịch học sinh, điểm họcsinh, quá trình học tập của học sinh tại trường. Sổ điểm học sinh cuối học kỳđược văn thư in giáo viên bộ môn kiểm tra, ký xác nhận điểm là xong. Trướcđây giáo viên phải viết từng cột điểm vào sổ cái dễ bị sai và nhầm lẫn, việcchỉnh sửa tốn nhiều thời gian. Hệ thống này giúp nhà trường phối hợp với phụhuynh học sinh rất dễ và tiện lợi, giúp phụ huynh ở nhà cũng có thể biết đượckết quả học tập của con mình.- Hồ sơ cán bộ, giáo viên, nhân viên: Sử dụng phần mềm Pmis, Thống kê.Phần mềm này thể hiện thông tin và quá trình công tác của tất cả cán bộ, giáoviên và nhân viên trong trường.