3.1. CÔNG TÁC GIAO DỊCH, ĐÀM PHÁN VÀ KÝ KẾT HỢP ĐÔNG.GIAO DỊCH ĐÀM P...

2.3.1. Công tác giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đông.

Giao dịch đàm phán là bước đầu tiên tiến tới xác lập hợp đồng xuất nhập

khẩu. Sự thành công của giao dịch đàm phán quyết định đến kết quả kinh doanh và

hiệu quả kinh doanh của công ty.

Hiện nay có 2 hình thức giao dịch cơ bản: giao dịch thông thường và giao

dịch qua trung gian. Giao dịch thông thường là hình thức mà hai bên mua bán thoả

thuận bàn bạc trực tiếp về hàng hoá, giá cả và các điều kiện trong hợp đồng thông

qua thư từ, điện tín hoặc gặp gỡ trực tiếp. Giao dịch này nhanh gọn, chính xác, chi

phí thấp và nắm bắt được nhu cầu thị trường.

Giao dịch trung gian là hình thức giao dịch mà người bán và người mua thoả

thuận về hàng hoá, giá cả, chất lượng... thông qua người thứ ba làm trung gian.

Người thứ ba có thể là môi giới hoặc đại lý.

Sự lựa chọn hình thức giao dịch nào căn cứ vào từng tình huống cụ thể. Đối

với những đối tác mà công ty thiết lập mối quan hệ làm ăn lâu dài thì nên lựa chọn

hình thức giao dịch trực tiếp vì đã có sự hiểu biết lẫn nhau, hơn nữa làm giảm chi

phí giao dịch so với giao dịch qua trung gian. Đối với đối tác mà công ty có quan hệ

kinh tế lần đầu thì nên sử dụng giao dịch qua trung gian để làm giảm rủi ro và tăng

tốc độ đàm phán.

Để đi đến quyết định cuối cùng về công việc kinh doanh của hai bên: Công

ty và đối tác phải tiến hành đàm phán. Trên cơ sở đàm phán mà hình thành những

điều khoản trong hợp đồng xuất nhập khẩu. Kết quả của đàm phán của hai bên ảnh

hưởng rất lớn đến kết quả kinh doanh của công ty.

Công tác này rất quan trọng, nên cán bộ thực hiện đòi hỏi phải có trình độ

nghiệp vụ giỏi, nhất là yêu cầu về ngoại ngữ. Trước khi đàm phán, công ty phải

chuẩn bị đầy đủ các chi tiết có liên quan đến hợp đồng để trả lời những câu hỏi của

khách hàng một cách rõ ràng. Mặt khác, phải hiểu rõ về khách hàng để tranh thủ

những mặt yếu của họ, từ đó đề ra những quyết định đúng đắn và thích hợp. tròn

quá trình còn quy định nhiều loại chứng từ kèm theo, các loại chứng từ thường là

kết quả xác nhận các bước thực hiện của hợp đồng nên rất có ý nghĩa trong việc

thanh toán, giải quyết các loại tranh chấp, khiếu nại... Công ty phải thận trọng đối

với từng loại chứng từ, trong ghi chép yêu cầu phải rõ ràng, không tẩy xoá.

Trong quá trính ký kết các hợp đồng xuất khẩu của công ty, điều kiện giao

hàng thường áp dụng hình thức FOB tức là giao hàng tại cảng Hải Phòng, thành phố

Hồ Chí Minh, xuất khẩu theo hình thức này tránh cho người bán khỏi những rủi ro

về hàng hoá không được bảo đảm trong khi vận chuyển. Tuy nhiên nó cũng có

những hạn chế như: công ty không chủ động, giá xuất bán hàng không cao nếu

không muốn nói là thấp. Công ty không tham gia vào được các tổ chức bảo hiểm

quốc tế, nên lợi nhuận thu được không cao. Thời gian tới công ty nên xem xét xuất

theo hai hình thức: với khách hàng ở thị trường xa như Châu Âu, Châu Mỹ thì cần

tiếp tục xuất theo hình thức FOB. Còn đối với các bạn hàng ở gần như các thị

trường trong khu vực thì công ty nên xuất theo điều kiện CIF.

Ngoài ra trong nội dung hợp đồng, công ty cần chọn phương pháp thanh toán

nào an toàn nhất, bảo đảm cho công ty thu về đủ số tiền đúng thời hạn. Tốt nhất là

nên chọn hình thức L/C không thể huỷ ngang có xác nhận bảo lãnh của Ngân hàng

Trung ương.

Bên cạnh đó, công ty xem xét các hình thức thuê tàu và cước phí vận chuyển

nếu theo điều kiện CIF, thời gian giao nhận... Cần dự đoán trước những nhu cầu thị

trường và xác định chính xác thời điểm ký kết hợp đồng có lợi nhất, chẳng hạn như

khi mặt hàng có giá quốc tế lên cao hoặc tỷ giá hối đoái tăng thì nên tiến hành ký

kết hợp đồng xuất khẩu.

Các điều kiện của hợp đồng nên quy định ngắn gon, chặt chẽ và dễ hiểu.