3.2.1 HÌNH THỨC KẾ TOÁN
1.3.2.1 Hình thức kế toán:Do yêu cầu của công tác quản lý và thống nhất sự chỉ đạo trong toàn Công ty về hình thức tổ chức sổ kế toán, hiện nay Công ty đang áp dụng hạch toán kế toán theo hình thức sổ nhật ký sổ cái và áp dụng phơng pháp kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên và tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.* Hình thức nhật ký sổ cái:- Đặc trng của hình thức nhật ký – sổ cái đó là các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế ( theo tài khoản kế toán ) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.- Hình thức Nhật ký – Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:+ Nhật ký – Sổ cái;+ Các sổ, Thẻ kế toán chi tiết.-Trình tự ghi sổ:+ (1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đợc kiểm tra và đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, tr-ớc hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ cái. Số liệu của mỗi chứng từ ( hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) đợc ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký- sổ cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán đợc lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi sổ Nhật ký – Sổ cái, đợc dùng để ghi Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.+ (2) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trớc và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số d đầu tháng ( đầu quý ) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số d cuối tháng ( cuối quý ) của từng tài khoản trên Nhật ký – Sổ Cái.+ (3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng ( cuối quý) trong Sổ Nhật ký – Sổ cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:Tổng số tiền của cột Tổng số phát sinh Có của tất cả các =Nợ của tất cả các “Phát sinh “ ở phần Tài khoảnNhật kýTổng số d Nợ các Tài khoản = Tổng số d Có các Tài khoản+(4) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải đợc khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số d cuối tháng của từng đối tợng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tợng lập “ Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên “ Bảng tổng hợp chi tiết” đợc đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số d cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký- Sổ cái.Số liệu trên Nhật ký – sổ Cái và trên “ Bảng tổng hợp chi tiết “ sau khi khoá sổ đợc kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ đợc sử dụng để lập báo cáo tài chính.Sơ đồ hạch toán theo hình thức kế toán Nhật ký
Chứng từ gốc
Sổ quỹ
Bảng tổng hợp
tiết
chứng từ gốc
Sổ thẻ kế toán chi
Bảng tổng hợp chi
Nhật ký sổ cái
tiết
Báo cáo
tài chính
Ghi chú:: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra.* Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, áp dụng thích hợp đơn vị kế toán nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sử dụng ít ngời làm kế toán.* Nhợc điểm: Không áp dụng đợc ở các đơn vị kế toán vừa và lớn, có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sử dụng nhiều tài khoản ngời làm công tác kế toán, sổ chi tiết tách rời sổ tổng hợp làm ảnh hởng đến tốc độ lập báo cáo tài chính.* Điều kiện áp dụng: Chỉ áp dụng cho những đơn vị có quy mô nhỏ nhHTX, đơn vị t nhân, quản lý công trì